Thời gian gần đây, dự họp tại một số cuộc họp ở tỉnh hay hội thảo tại các tỉnh, thành phố, chúng tôi thấy, nhiều cơ quan, đơn vị thực hiện việc quét mã QR để khai thác tài liệu hội nghị. Điển hình như trong các hội nghị tập huấn chuyển đổi số tại các huyện, thành phố do Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Sơn La tổ chức, các đại biểu chủ động khai thác các báo cáo trình bày tại hội nghị qua mã QR phía góc dưới tờ chương trình. Không chỉ hội nghị này mà nhiều sự kiện khác, chúng tôi thấy cũng đã thực hiện quét mã QR để đại biểu khai thác tài liệu.

Anh Nguyễn Văn Dũng (phường Quyết Tâm, thành phố Sơn La) chia sẻ: Tôi rất thích cách làm mới này. Việc này càng ý nghĩa hơn khi trong thời đại 4.0, cả tỉnh đang khuyến khích mạnh mẽ chuyển đổi số, xây dựng chính quyền điện tử. Tôi chỉ cần quét mã QR trên điện thoại có kết nối mạng là có đầy đủ các tài liệu của hội nghị, dễ dàng tra cứu.

Việc quét mã QR để khai thác tài liệu là hành động thiết thực góp phần quan trọng từng bước thay đổi thói quen tiếp cận công nghệ mới. Thay vì in và đọc các tài liệu bằng giấy, giờ đây mỗi người có thể tiếp nhận thông tin chỉ qua vài giây quét mã QR. Với mạng internet phủ sóng rộng khắp và tỷ lệ người dân, nhất là cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh phần lớn sử dụng smartphone, càng tạo thuận lợi trong triển khai thực hiện các hoạt động chuyển đổi số nói chung, quét mã QR nói riêng.

Quét mã QR giúp tiết kiệm chi phí, thời gian in và phát tài liệu. Đặc biệt, dữ liệu được lưu trữ không giới hạn về dung lượng và thời gian, mang lại nhiều tiện ích cho cả người gửi và người dùng. Sự mới mẻ này đang được nhiều người đồng tình, tích cực thực hiện.

Tại một số tỉnh, thành phố trong nước, chúng tôi thấy, không chỉ quét mã QR phục vụ khai thác tài liệu hội nghị mà nhiều thông tin liên quan đến các sự kiện văn hoá, lịch sử, các điểm du lịch cũng được áp dụng phương pháp này.

Tìm hiểu về cách tạo mã QR cho tài liệu, chúng tôi được đồng chí Nguyễn Văn Bình - chuyên viên Trung tâm Công nghệ thông tin (Sở Thông tin và Truyền thông) chia sẻ: Việc tạo mã QR cho tài liệu rất tiện khi sử dụng, giúp mọi người có thể truy cập đến đường dẫn tài liệu nhanh nhất, tiết kiệm thời gian, thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại.

Cách tạo mã QR rất đơn giản, có thể thực hiện qua các bước sau:

Bước 1, đăng nhập và tải tài liệu lên https://drive.google.com/;

Bước 2: sao chép đường dẫn tài liệu được chia sẻ;

Bước 3: tạo mã QR;

Bước 4: chia sẻ và quét mã QR để xem, tải tài liệu.

Từ lợi ích của quét mã QR để khai thác tài liệu cho thấy việc này cần sớm nhân rộng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới. Đây cũng là cách để hiện thực hóa chủ trương “Phòng họp không giấy”, đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử. Thiết nghĩ, không chỉ quét QR khai thác tài liệu phục vụ các sự kiện, hội nghị, mà đối với các lĩnh vực khác, tại các bản du lịch cộng đồng hoặc bảo tàng, di tích… nếu thực hiện được việc tập hợp thông tin, tạo mã QR để người dân, du khách khai thác khi đến tham quan cũng vô cùng hữu ích.

Quốc Tuấn